Gestructureerde documenten

Tegenwoordig kan bijna iedereen een brief of een document schrijven, bewerken en afdrukken. Men neemt een tekstverwerkingsprogramma zoals Microsoft Word en begint met typen. Als men de tekst ingetypt heeft kan deze naar wens worden opgemaakt. Het hoeft alleen nog maar op papier te worden afgedrukt en klaar is het document.

Gestructureerde documenten creëren vergt daarentegen een andere aanpak. Hierbij gaat men uit van een specifiek sjabloon waarin structuur voor dat type document al in zit. Door de informatie in het sjabloon te gieten verkrijgt men een document met structuur. Op deze manier kan men zich volledig richten op de formulering van de informatie en deze vervolgens afdrukken op papier, maar ook publiceren op het web zonder dat het document aangepast hoeft te worden.

De opmaak van een gestructureerd document is niet zoals men denkt gekoppeld aan de tekst maar aan de structuur elementen van een document. Op deze manier kan dezelfde informatie op verschillende manieren opgemaakt zijn bijvoorbeeld voor papier en het web, zonder dat men in het document hoeft in te grijpen. Deze manier van ontkoppelen van de opmaak van de inhoud van een document wordt Cascading Stylesheets genoemd.

Niet alleen grote documenten komen in aanmerking voor deze gestructureerde aanpak, maar ook brieven en kleine documenten. Het grote voordeel van deze manier is dat men niet bij het schrijven van elk document de opmaak ervan weer opnieuw moet verzinnen en invoeren. Dit levert natuurlijk enerzijds een tijdwinst op en anderzijds zal al de documentatie een uniforme en gevalideerde opmaak hebben.

Waarom gebruikt nog niet iedereen deze techniek zult u zich afvragen? Het antwoord is eenvoudig omdat er speciale skills nodig voor zijn om de complexe tekstverwerkingsprogramma’s in te richten, zodat de bovenstaande techniek toegepast kan worden.

I & P Solutions kan u daarbij helpen uw organisatie klaar te maken voor  het creëren van gestructureerde documenten. Hiertoe behoren het ontwerpen en maken van de “Stylesheets” (Sjablonen), het maken van hulpmiddelen en het definiëren en instrueren van de nieuwe werkwijze. Het spreekt voor zich dat ook de ondersteuning van de werkwijze door I & P Solutions kan worden verzorgt.

 

Huisstijl

Elk bedrijf heeft zijn eigen huisstijl maar het is een moeilijke opgave om deze toe te passen op elke brief en document. Iedereen heeft zo zijn eigen interpretaties. Uw documentatie zal waarschijnlijk geen uniforme opmaak hebben hetgeen de toegankelijkheid beïnvloedt en het  zal naar buiten toe geen goede indruk achter laten. Verder kost het veel extra inspanning om elke keer weer het document te moeten opmaken. Daarbij komt nog dat het opmaken van documenten een vak apart is.

We kennen het allemaal; medewerkers worden geacht om nadat ze op cursus geweest zijn om behalve het programma te kunnen bedienen ook nog het programma in te richten. Een medewerker heeft na een cursus nog geen ervaring. Deze ervaring zal nauwelijks worden opgebouwd omdat het niet tot de primaire taken behoort, en er een achterstand in werk is opgelopen. Dit levert over het algemeen irritatie op aan zowel de kant van de medewerker als aan de kant van de supervisor. Met het gevolg dat het inbrengen en eventueel ontwerpen van een huisstijl niet gebeurt en men weer terug valt op het maken van ongestructureerde documenten die elke keer weer opnieuw worden opgemaakt.

I & P Solutions kan uw huisstijl verwerken in sjablonen en hulpmiddelen voor tekstverwerkingsprogramma’s zodat iedereen in uw organisatie documentatie genereert met een uniforme opmaak.